很多项目经理，其实并不会写邮件，重点说不清，责任相关方不确认，最后一封糊里糊涂的邮件只能把自己彻底弄成一个背锅侠。下面我们整理了大家在写邮件时经常会犯的几个错误：
1.说明来意（直奔主题）
事情（关于X项目免费开发特批的申请）
结果（关于XX严重bug处理完毕的说明）
问题（关于XXX项目出现重大风险的说明）
2.背景说明（短小精干，突出重点）
对下方事件的说明背景要全面覆盖，确保认知是统一的，不要缺失信息，但不能冗长。
3.存在风险/事件分析
注意用 1 2 3来归纳，同样是结果优先。如：
资源投入风险：关于项目的外包资源无法及时投入项目
项目延期的风险：因为XXX原因导致项目延期
4.我方的解决建议/诉求
重点注意：
对于问题，特别要注意不要只抛问题，不提解决建议
解决建议要与上方的风险一一对应
5.注明责任人、DDL或行动计划（明确人和时间）
对于需要其他人负责的事项，需要有明确的责任人，明确的解决时间，或行动计划。
6.其他技巧
提醒收件人注意，如标题“重大风险”“重要事项！”“请务必关注”等；
善用字号及色彩，如风险事项红色标注，重点关注内容加粗加大，但需注意，不要满篇红色或加粗加大；
责任人及时间重点高亮标注。
▍案例一：没有落地责任人及时间等多处错误的邮件
背景：A项目是一个标准产品+定制的项目，定制部分为外包方式，产品也会做一点定制功能，客户在使用过程中产品BUG较多（以下邮件只提取关键信息，重点关注事项标粗）。
各位领导及同事大家好：
A项目近期整体情况为（省略），如下我会总结一下过去的工作总结及需解决的问题，具体如下：
一、近期工作总结：
1-3：总结情况（省略）
4.目前涉及新功能及功能完善部分，不在原本外协开发的合同中，需要从公司商务层面同外协协商好对应的合作和采购服务事宜。
5.目前外协解决问题的速度和态度有些怠慢，对需要修改的内容提出有偿服务的要求，这一点请领导一定要提前沟通好，并确定采购的事宜。
6.客户提出了以下问题需要急需解决，针对这些问题需要开发者（内、外）协同完成功能修改和完善。
二、需尽快协调与确定事宜：
1、需要尽快确定好本部分内容是由外部开发完成，还是由内部开发完成，如果是外部开发，需要尽快协调同开发确定好对应的开发内容和完成采购任务。
2、需要内部的产品和开发团队协助完成功能评估和天数评估，并同外协开发部门沟通好技术问题和开发的过程技术支持（当外协遇到问题时）。
注意：以上风险请领导和同事尽快协调和确认结果，请务必给出建议和协助推进，不要等到客户耐心不足时在行动，这是一个很大的风险。
在不详细知晓项目的全景情况下，所有安排事项无责任人，需要做的事项没描述清晰；
总结中的4/5/6点都是需要协调解决的事情，但是放到工作总结中；
问题处理清单，无处理责任人；
PM没有明确的解决落地的建议，全程就在安排其他人，且需要收件人从这一堆事项中抽取自己要干的事项，并主动推动，否则项目风险自己看着办。
本次邮件导致的现实结果：
商务领导回邮件艾特PM直属领导，请给与该PM更多的支持与赋能；
商务领导回邮件，截图第二条需协调事宜，并问产品负责人，你的意见是怎么处理？
PM所在一级部门领导问PM直属领导，需要我做什么吗？
其他人无一回复；
特意找到PM问他到底要干啥？
下面是修改后的邮件，大家可以对比一下：
▍案例二：一封需要让你猜表达重点的邮件
各位好：
XX项目，5月底提出问题【A】，6月3日对内已上线，6月中下旬对外上线，经与产品讨论可使用域解决方案解决该问题，产品排期为9月底。
因客户会较大程度影响到对外用户的体验，特此申请：
1、评估具体的工作量，期望完成时间本周三前；请@隔壁老王 将此工作量报与二期调优费用，一同洽谈；
2、提高优先级，客户明确表示最晚接受时间为7月底。
错误分析：What are you说啥嘞？
标题：关于项目开发方案落地时间提前的申请（说明来意）
XXX客户，5月底客户发现一个问题【A】，客户认为会较大程度的影响用户体验，故需要我们出具解决方案解决此情况。（背景）
经我与产品讨论可以在9月底实现使用域解决方案解决该问题。（告诉大家已经有解决的办法了）
但是6月中旬客户已经内外部全面上线（之前邮件去扯几号对内上线，几号对外上线有啥意义？），客户无法接受9月底的时间，希望最迟在7月底实现，故申请产品提前工期，感谢！
另：评估具体的工作量，期望完成时间本周三前，请@隔壁老王 将此工作量报与二期调优费用，一同洽谈。
以上就是我们在写邮件的时候需要注意的问题和方法。
学会写邮件是项目经理必备的工作能力之一，除了能让你理清工作之外，最重要的是明确工作职责和责任人，不要莫名其妙被甩锅！
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