争议探讨：用人单位以技术手段恢复员工聊天记录，能否作为证据？
新闻资讯
2023-06-20 19:39
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员工在办公期间使用单位提供的办公电脑并留下聊天记录，如果员工已将该聊天记录删除，单位是否有权不经过员工同意而使用技术手段自行恢复，并将该聊天记录作为处罚员工的依据？本文聚焦于该类劳动纠纷中的证据效力问题，梳理总结裁判观点，以期为实务工作提供一定参考。文｜龙劲韬 夏雨农 北京市盈科(广州)律师事务所
本文由作者向新则独家供稿根据《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》（以下简称“民诉法解释”）第104条之规定：“人民法院应当组织当事人围绕证据的真实性、合法性以及与待证事实的关联性进行质证，并针对证据有无证明力和证明力大小进行说明和辩论。能够反映案件真实情况、与待证事实相关联、来源和形式符合法律规定的证据，应当作为认定案件事实的根据。”以上所述的真实性、合法性、关联性即为证据的“三性”，具有“三性”的证据才能作为定案证据。其中的合法性要求证据的取得方式合法，根据《民诉法解释》第106条之规定：“对以严重侵害他人合法权益、违反法律禁止性规定或者严重违背公序良俗的方法形成或者获取的证据，不得作为认定案件事实的根据。”在用人单位的用工管理中，单位为员工提供工作所需电脑，员工使用该电脑办公期间留下聊天记录，如果员工已将聊天记录删除，单位有权不经过员工同意使用技术手段自行恢复，并作为处罚员工的依据吗？此处就涉及到单位取得证据方式的合法性问题，可以参考类似案例中法院对此如何认定及其相应裁判思路。2013年9月24日，马某入职某公司，双方签订了劳动合同，期限为2013年9月24日至2017年3月23日。2018年1月2日，双方再次签订劳动合同，期限为2018年1月2日至2021年1月1日。2020年12月29日，公司向马某发送《劳动合同到期不续签通知书》，载明：“公司与您的《劳动合同》期限将于2021年1月1日届满。鉴于您严重违反公司规章制度，公司决定不与您续签劳动合同......”2020年12月30日，马某通过微信向公司人事赵某表示异议，要求签订无固定期限劳动合同。马某认为公司违法解除劳动合同，要求公司支付赔偿金。公司称马某存在伪造病假、骗取休假等违纪行为，为证明马某的违纪事实，向法庭提交了马某朋友圈照片截图、关于给予马某记过处分的通报、微信聊天记录截图等证据。经法院询问，公司称上述微信聊天记录截图系其公司对马某工作电脑删除文件自行恢复后取得。北京市第二中级人民法院生效判决认为：某环保公司称其提交的微信聊天记录截图系其从马某工作电脑中已经删除的数据中自行恢复所得，不论该微信聊天记录内容为何，其系专属于马某的个人信息，应当在马某充分知情的前提下，自愿、明确作出同意处理个人信息后进行恢复和采集。现该公司擅自恢复员工已删除数据并采集该信息作为内部处分依据及本案证据的行为，构成对马某个人信息的不当使用，亦违背了个人信息保护的核心要旨，故对该证据不予采信。
法院在审理类似劳动争议案件时，为规范规范用人单位的用工行为。通常会通过合法性、正当性、合理性三方面对用人单位信息处理行为予以审查，进行证据能力认定。北京市第二中级人民法院对类案进行分析时曾有如下评析：取得个人同意是个人信息处理者处理信息的首要条件，该同意应当由个人在充分知情的前提下自愿、明确作出。依据《个人信息保护法》第十三条第二款之规定，用人单位可基于“为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需，或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需”，对劳动者信息进行收集处理。因此，基于劳动关系的特殊性及用人单位用工管理的现实需求，用人单位与劳动者签订劳动合同的行为，可视为劳动者概括同意了用人单位基于用工管理需要对自身必要信息进行收集处理。当用人单位超越用工管理需要处理个人信息，或为了用工管理需要而处理敏感信息时，就应该遵循知情同意原则的基本逻辑——充分告知并取得劳动者明示同意，劳动者也享有撤回同意的自决权。本案中，用人单位获取马某私人聊天记录的行为，一方面是为了对马某进行处分而收集的个人私密信息，另一方面是为了赢得诉讼胜利而收集的证据材料，均超越了劳动合同涵盖的概括授权范围，侵害了马某享有的个人信息权益。《个人信息保护法》第六条第一款规定：“处理个人信息应当具有明确、合理的目的，并应当与处理目的直接相关，采取对个人权益影响最小的方式。”因此，用人单位收集处理员工信息的目的应明确、合理，且与用工管理直接相关。法院在以目的原则对用人单位信息处理行为进行评价时，可以目的相容性、可接受性、用工相关性为判断标准进行审查。信息收集是信息处理所有环节的开端。一方面，用人单位收集劳动者个人信息时，要明确告知劳动者收集信息的目的、原因及收集范围。例如，为支付工资而要求劳动者提供银行账号信息，就具有明确具体的使用用途；而用人单位通过安装电脑监控软件随时获取信息的行为，就缺乏明确的使用目的。另一方面，信息收集的初始目的，应与用人单位后续处理信息的目的具有较强相关性。例如，用人单位收集劳动者体检信息原本系出于保障劳动者劳动安全的目的，但后续将体检信息作为末位淘汰制考核指标加以利用，信息收集与使用的目的相差较大，亦超出劳动者可能预期的体检信息使用途径，不符合目的应明确具体的原则要求。《个人信息保护法》提到的目的合理，即要求用人单位收集信息的目的具有可接受性，充分考虑用工管理需要与一般理性人的接受程度。例如，用人单位在公车上安装GPS定位系统、在办公场所安装视频监控等行为，若出于防止公车私用或维护公私财物安全之目的，则具有正当性。但上述行为若出于窥探劳动者隐私、为日后可能出现的诉讼广泛收集证据材料的目的，则超出正常工作需要，严重侵害了劳动者个人信息甚至隐私的边界，用人单位由此收集到的证据材料亦不应被法院采信。用人单位需基于劳动需要进行信息处理行为，不得超出其业务范围开展信息收集活动。法院在审查用人单位信息处理行为与用工管理是否具有关联性时，应结合用人单位营业范围、具体场景、劳动者岗位、政策要求等因素综合判断。例如，对于从事餐饮工作的厨师或服务员，餐饮企业应当收集劳动者健康信息，了解劳动者是否具有不宜从事餐饮工作的传染病等疾病，而对于普通单位的一般劳动者，或虽在餐饮企业但从事财会等非一线岗位工作的劳动者而言，劳动者的体检健康信息应属于其个人隐私，用人单位不应随意收集。比例原则要求个人信息处理者所采取的措施与其所达到的目的之间必须相称。比例原则虽未在《个人信息保护法》中明确出现，但第六条中关于“采取对个人权益影响最小的方式”“收集个人信息，应当限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集个人信息”的表述，实质上体现为比例原则。 大数据时代海量信息的交叉比对，使用人单位更容易刺穿劳动者隐私的保护罩。此时，用人单位的过度收集行为不仅侵害了劳动者的个人信息权益，也会侵害劳动者的隐私权。因此，法律上的信息收集并非鼓励“多多益善”，而应遵循“点到为止”。当用人单位能以较少的数据实现管理目的时，用人单位就应选择数据最小化的方式。用人单位用工管理权的“收益”，是以劳动者“损害”部分个人信息权益实现的。实践中，用人单位掌握着管理手段的弹性与尺度；而劳动者对用人单位的依赖，降低了劳动者对个人信息保护的警惕性，而信息不对称及技术壁垒增加了劳动者发现用人单位侵权行为的难度。因此，法院可通过劳动者权益的损害程度与用人单位所获利益是否成正比判断信息处理行为的合理性。且若有更少侵犯利益的方式能够达到同种目的，用人单位就应选择权益损害更小的方式。由于我国不是判例法国家，除最高院发布的指导性案例可以作为论证裁判理由的论据外，其他法院公布的案例对各地的司法机关都没有约束力，当事人不能直接引用其他法院生效裁判作为主张自己诉讼请求的依据，但在实务中，对于法院发表的类似案例的分析、评论，也可作为办理相关案件的思路参考。数字化背景下，除了查看手机微信聊天记录，还有因为使用公司电脑投简历导致被裁员、公司为防止员工吸烟在厕所隔间装监控、为防止工作期间“摸鱼”，公司要求员工下班发手机电量截图等等侵犯个人信息、隐私的行为，在职场中屡见不鲜，根据《民法典》相关规定：“自然人享有隐私权。任何组织或者个人不得以刺探、侵扰、泄露、公开等方式侵害他人的隐私权。隐私是自然人的私人生活安宁和不愿为他人知晓的私密空间、私密活动、私密信息。”“自然人的个人信息受法律保护。”当劳动者个人信息及隐私权遭受用人单位侵犯时，应及时与用人单位沟通，要求用人单位立即停止侵权，同时注意收集、保存相关证据。如果用人单位未及时予以纠正或因之前的侵权行为给劳动者带来损害的，劳动者可通过法律途径维护自身合法权益。龙劲韬，盈科广州监事会成员、股权高级合伙人、城市更新法律事务部执行主任、粤港澳大湾区房地产与基础设施专业委员会副主任。中国政法大学法学硕士、中山大学法学学士；任广东省房地产研究会城市更新委员会主任等社会职务。夏雨农，盈科广州专职律师、城市更新法律事务部成员。律师团队以商事案件、公司法务、房地产与城市更新为核心业务，曾多次获得业务成果奖、特别优秀法律服务产品等行业重要奖项，专注商事领域复杂疑难事务处理。
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